Pre-audit support

Stress, onzekerheid en vragen door een audit?

Certificering aanvragen. Of het voor jouw organisatie nou de eerste keer is of een jaarlijks terugkerend proces, de voorbereiding ervan vraagt tijd. Het is complex, kost moeite en kan best lastig zijn. Wat moet ik allemaal doen en wat kunnen we verwachten? Voldoen we aan de criteria? Hoe beoordeel ik mijn organisatie scherp en eerlijk?

Je weet dat die certificering noodzakelijk én belangrijk is. Je wilt jullie kwaliteit en professionaliteit aantonen. Soms is het zelfs een vereiste voor financiering van een overheid of fonds. Er hangt dus veel van af. Bewijzen dat je aan bepaalde eisen en standaarden voldoet, daar gaat het om. Maar tegelijk kan het veel stress opleveren. Een externe, ervaren blik om je door het proces te loodsen, geeft rust en vergroot jullie kans om het keurmerk te behalen.

Bij World Vision moest de organisatiekwaliteit aangetoond worden voor financiering van de EU. In deze klantcase ontdek je hoe ik ze bij dat traject hielp.

3 fasen op weg naar certificering

Een audit is een spiegel om te zien waar de kwaliteit van je organisatie ligt. Een proces dat helpt om de eventuele zwakke plekken te ontdekken. Het begint aan de organisatiekant: wat doen jullie? En hoe proberen jullie dat zo goed mogelijk te doen? Vervolgens gaan we dát aantonen. Niet door jullie werk op papier mooier te maken dan het is, maar door jullie kwaliteit en harde werken optimaal naar voren te brengen. Dat gaat in drie fasen:

1. Waar staan jullie?
Hoever is je organisatie al? Met een nulmeting kijk ik waar jullie staan ten opzichte van de certificeringscriteria. Afhankelijk van de criteria zijn dat vragen als: hebben jullie een fraudebeleid? Hoe ga je om met incidenten? Of hoe verlopen de betalingssystemen? Het levert een globaal beeld op van jullie sterke- en verbeterpunten.

2. Tijd van aanpakken
Dan begint de periode van aanscherpen en verbeteren. Soms voldoe je als organisatie aan meer criteria dan je zelf doorhebt. Maar die kwaliteiten moet je wel zichtbaar maken. Daar gaat het deze fase om. Staat alles goed op papier? Kun je je uitgaven, werkwijzen en keuzes helder aantonen? We nemen de risico’s door, verbeteren processen en concretiseren jullie beleid.

3. Er helemaal klaar voor
Een spannende dag, of zelfs week: de audit. Om daar klaar voor te zijn bespreken we hoe een auditor naar je organisatie kijkt en bereid ik je medewerkers voor op hun interviews. Ook bij de auditgesprekken zelf en het naleveren van informatie ben ik betrokken. En als het goed is, levert het hele proces hierna een positief resultaat op.

In zo’n pre-audittraject kan ik adviserend meedenken of in een team met jouw medewerkers het geheel aansturen. De tijdsduur van het proces is afhankelijk van het keurmerk of de audit wat je wilt behalen.

Keurmerken in de non-profitwereld

De laatste jaren zijn er steeds meer audits in de non-profitsector. Financierders vinden kwaliteit belangrijk en willen dat aangetoond zien met een keurmerk of certificaat. Ik zie een audit altijd als een kans voor groei en verbetering. Een kans om te ontdekken of je als organisatie echt datgene doet wat je belangrijk vindt. En om een nog betere partnerorganisatie te worden voor de mensen die je ondersteunt.

Enkele certificeringen en audits waar ik organisaties op voorbereid heb, zijn: